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to whom it may concernをメールで使う注意点まとめ

to whom it may concernをメールで使う注意点をご存知でしょうか?

to whom it may concernはメールで使うと便利ではありますが時代とともに使い方が変わってきています。

詳しい内容はこちらもご覧ください。

そこでto whom it may concernをメールで使う際の注意点をまとめました。ぜひ参考にしてください。

to whom it may concernをメールで使う注意点

To whom it may concernとは

  • 発音と読み方:トゥフームイット メイコンーン
  • To whom it may concernは「ご担当者様」「関係者各位」という意味があります。
  • To whom it may concernはアメリカ英語でよく使われる表現です。
  • To whom it may concernは相手の名前が不明な時や不特定の相手にメール・手紙を送る時の表現です。

詳しくは下記をご覧ください。

  •  

To whom it may concern と Dear Sir or Madamについて

To whom it may concernと同様に使われる英語表現でDear Sir or Madamがあります。

違いを下記にまとめてみました。

  • Dear Sir or Madamはイギリス英語で使われる英語表現です。
  • To whom it may concernはDear Sir or Madamよりビジネスライクな印象があります。
  • Dear Sirs or Madamは過去によく使われていましたが今ではメールでは古風なものとして見られることもあります。

To whom it may concernのメールでの書き方

To whom it may concernのメールでの書き方を下記にまとめました。

  • To Whom It May Concernは手紙、メール、その他の形式のコミュニケーションの最初に使用します。
  • 基本的には To Whom It May Concern: と書く。
    • それぞれの単語の頭文字は大文字にする。ただし最初のToの頭文字だけ大文字にする場合もある。
    • 最後はコロン(:)でつなげる。ただしカンマ(,)の場合もある。
  • To Whom It May Concern: の下には1行だけ空行スペースを空ける。
  • 空行の下から手紙の最初の段落を開始する。

参照:thebalancecareers

To whom it may concernをメールで使う時

To whom it may concernをメールで使う時を下記にまとめました。

  • To Whom It May Concernは次のような場合にビジネスで伝統的に使用されているメールの挨拶文です。
    • あなたが書いている相手がいない場合
    • 書いている相手の名前がわからない場合
  • たとえばTo Whom It May Concernを使う場合は下記のような例があります。
    • 企業への問い合わせ。カスタマーサービスなど問い合わせなど。不特定のため連絡先の詳細はわからない場合。
    • 社内向けの通達。「関係者各位」という意味でも使いやすい。
    • 連絡先の名前を調べてもどうしてもわからない場合。
  • To whom it may concernはある程度知り合いのメールであれば省略することも可能です。

To whom it may concernをメールで使わないほうがいい時1

To whom it may concernをメールで使わないほうがいい時その1。

それは「求職相手に対して」です。

  • To Whom It May Concernは「求職相手に対して」はメールで使わないほうがいいです。
    • 求職活動中は履歴書などをカバーレター、推薦状、その他の就職活動資料をメールで送信する場合があります。
    • その際にTo Whom It May Concernを使っても採用担当者に届かなかったり読まれない可能性があります。
    • そのためアメリカでは履歴書を送るメールでTo Whom It May Concernを書くことは古くなっています。
  • 今では次のように求職関連の部署宛てにDearをつけてメールを送るのが通常のようです。
    • Dear Hiring Manager
    • Dear IR Manager
    • Dear Recruiting Manager

求職する場合は部署宛てに「御中」と英語で表現する場合もありますね。詳しくはこちら。

To whom it may concernをメールで使わないほうがいい時2

To whom it may concernをメールで使わないほうがいい時その2。

それは「絶対読んでもらいたい相手に対して」です。

  • To Whom It May Concernは「絶対読んでもらいたい相手に対して」はメールで使わないほうがいいです。
    • 何か問題があって企業のカスタマーサービスに問い合わせしたい場合。
    • 何か問題があって担当者とやりとりしていて氏名がすでに明らかの場合。
  • 必ず読んでもらいたい場合はDear + 部署名としてメールを送りましょう。
    • ネットでわからなければ電話して担当部署を教えてもらいましょう。
    • 確実に読んでもらうためにはTo whom it may concernを使う必要はありません。

To whom it may concernをメールで使わないほうがいい時3

To whom it may concernをメールで使わないほうがいい時その3。

それは「取引先に対して」です。

  • To Whom It May Concernは「取引先に対して」はメールで使わないほうがいいです。
    • 取引先にメールを送る以上インターネットであらかじめ相手先を調べておくのが常識です。
    • 取引先のホームページをみれば相手の名前はともかく部署名はわかることが多いです。
    • 担当者が明らかならばDear + 担当者名という風に伝えるほうがよいでしょう。
  • どうしても相手先の情報が見つからない場合はTo whom it may concernは使えます。
    • 例:普段の担当者が突然辞めた場合
    • 例:担当者の代わりの人が決まっていない場合

「ご担当者様」の英語クイズ

穴埋め問題にチャレンジ!

  • 「私はご担当者様を使って手紙を書く」を英語にすると?
    I use Dear Sir or _____ when writing a letter.
  • 「宛名不明ならご担当者様と始めてよい」を英語にすると?
    You may begin with _____ Sir or Madam if you don't know who the _____ is for. 
  • 「仕事の手紙では「ご担当者様」という言葉を使う」を英語にすると?
    I use 'Dear Sir/Madam' in the _____ letter.
  • 「私はメールではご担当者様という言葉で始める」を英語にすると?
    I begin with _____ whom it may concern when writing an e-mail.
  • 「ご担当者様へ。私のVISA申請手続の現状を教えて下さい」を英語にすると?
    To Whom It May _____ I would like to know the current _____ of my visa processing.
  • 「手紙を書くときはご担当者様から始める」を英語にすると?
    I write a letter that begins _____ "to whom it _____ concern".

答えはこちら

「私はご担当者様を使って手紙を書く」を英語にすると:
I use Dear Sir or Madam when writing a letter.

「宛名不明ならご担当者様と始めてよい」を英語にすると:
You may begin with Dear Sir or Madam if you don't know who the letter is for. 

「仕事の手紙では「ご担当者様」という言葉を使う」を英語にすると:
I use 'Dear Sir/Madam' in the business letter.

「私はメールではご担当者様という言葉で始める」を英語にすると:
I begin with To whom it may concern when writing an e-mail.

「ご担当者様へ。私のVISA申請手続の現状を教えて下さい」を英語にすると:
To Whom It May Concern: I would like to know the current status of my visa processing.

「手紙を書くときはご担当者様から始める」を英語にすると:
I write a letter that begins with "to whom it may concern".

「ご担当者様を使う場合はTOも含めて全ての文字を大文字にする」を英語にすると:
When using "to whom it may concern", I capitalize anything other than the "to".


まとめ

今回の記事ではto whom it may concernをメールで使う注意点をまとめました。

ポイントは下記になります。

  • To whom it may concernは「ご担当者様」「関係者各位」という意味がある。
  • 相手先がわからない場合にメールで便利。社内向けの通達メールにも使いやすい。
  • 下記のような場合にはTo whom it may concernは使わないほうがいい。
    • 求職者としてメールを送る場合
    • 絶対にメールを読んでもらいたい場合
    • 取引先相手にメールを送る場合

たくさんの英語表現がありましたがすべてを覚える必要はありません。このページをブックマークしておいてください。そして必要なときに思い出してご利用下されば幸いです。

この記事があなたのお役に立てれば幸いです。ありがとうございます。

六単塾塾長 祐樹せつら

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